YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI
YAZI İŞLERİ BÜROSU
- Resmi Yazışma Kurallarının kanun ve yönergeler doğrultusunda yürütülmesi için Birimler arası koordinasyonu sağlamak,
- Valilik ve Genel Sekreterlik emirleri ile yönetmelik, yönerge, genelge ve talimatların ilgili birim ve kurumlara dağıtımını sağlamak.
- İdare içi ve dışı yazışmaların dağıtım ve koordinasyonunun sağlanması,
- Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmalar yapmak.
BİLGİ İŞLEM BÜROSU
- Bilgi Edinme ve BİMER başvurularını takip etmek ve gerekli yazışmalarını yapmak,
- İnternet üzerinden oluşturulmuş şikâyet ve önerileri almak ve değerlendirilmesini sağlamak,
- İl Özel İdaresi’nin tüm birimlerinin bilgisayar ortamında yürütecekleri faaliyetlere yönelik gerekli eğitim ve teknik destek vermek,
- İdare birimleri arasında ağ, yapısal kablolama ve İnternet kurulumunu yapmak,
- Bilgisayar işletim sistemlerinin ve paket programların kurulmasını sağlamak,
- İdare’nin tüm birimlerinin bilişim teknolojisine ait her türlü bilgisayar ve sarf malzemelerinin satın alınması ve sistem kurulumlarının gerçekleştirilmesi; bilişim konusundaki alımlarda teknik şartname hazırlanması,
- İl Özel İdaresi’nin etkinlikleri ve çalışmalarının fotoğraf ve film olarak dijital ortamda kaydedilmesini sağlamak ve arşivlemek,
- Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmalar yapmak,
- İl Özel İdaresinin internet ve bağlı telefonların faturalarını ödemesini yapmak,
- İhale İlanlarının İlan panosunda ve web sayfasında yayınlanmasını sağlamak,
- YERELNET ve YERELBİLGİ için gereken bilgiler geldiğinde girişlerini yapmak,,
- E-İÇİŞLERİ Projesi kapsamında yapılması gereken iş ve işlemleri gerçekleştirmek,
BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER BÜROSU
- İl Özel İdaresi’nin tüm faaliyet ve etkinlikleriyle, her türlü yatırım projeleriyle halka yakınlaşmasını sağlamak amacıyla, yapılan faaliyetleri ve yatırımları halka daha etkili bir şekilde duyurmak, İdarenin tanıtım ve iletişim etkinliklerini başarı ile gerçekleştirmek.
- İl Özel İdaresi’ne ait web sayfasına girecek bilgileri derlemek ve internet sitesine girişini sağlamak.
- İl Özel İdaresinin görsel, yazılı basın ve yayın kuruluşları arasındaki ilişkilerini sağlamak.
- Yazılı ve görsel basında kurumumuzla ilgili leyhte ve aleyhte yayınlanan haberleri, köşe yazıları ve fotoğrafları, ilgili makam ve birimlere sunmak ve arşivlemek,
- İl Özel İdaresi’ne ait alanlarda yapılacak video ve fotoğraf çekim izinleri ile ilgili işlemleri yürütmek.
- İdare tarafından uygun görülen yayınlar ile haber ve duyuru bültenlerinin basımı ve dağıtılmasını sağlamak,
- İl Özel İdaresi’ nin İdare ile vatandaş arasındaki iletişimini sağlamak,
- Kars halkının İdare’den beklentileri ve isteklerinin belirlenmesi için kamuoyu araştırması yapmak veya yaptırmak, sonucunu ilgili makama sunmak,
- İl Özel İdaresi’nin tanınırlık araştırmasını her yıl düzenli olarak yapmak veya yaptırmak, tanınırlığı artırmak üzere çeşitli sosyal ve kültürel etkinlikleri sağlamak,
- İl Özel İdaresi çalışma sonuçlarının kamuoyuna yansıtılması amacıyla Vali veya Genel Sekreter tarafından yapılacak olan basın toplantısına esas olmak üzere ilgili birimlerle koordine kurarak basın bültenlerini hazırlamak,
- Şikâyet ve talep kabul masası oluşturmak,
- Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmalar yapmak,
GENEL EVRAK BÜROSU
- İdareye gelen ve giden tüm evrakları “ e-İçişleri ” Projesi dâhilinde kayıt altına almak, ilgili birim ve kurumlara dağıtımını yapmak.
- “Gizli” ,“çok gizli”, “hizmete özel” , “ kişiye özel”, evrakı teslim almak veya göndermek, posta, e-posta, kargo işlemlerini yürütmek.
- Evrak dağıtımında ihtiyaç duyulacak ve göreve çıkacak otolara ait taleplerini düzenlemek ve takibini yapmak.
- İdaremiz birimlerinden çıkan evrakı kaydetmek, dağıtmak veya postalamak,
- 3071 sayılı Dilekçe Kanunu gereği dilekçe sahiplerine alındı belgesi vermek ve gereği için dilekçeleri ilgili birimlere ulaştırmak.
- Gerektikçe evrak hareketi ile ilgili istatistikî bilgi ve rapor hazırlamak.
ARŞİV HİZMETLERİ BÜROSU
- Kurum arşivini kurmak ve idare etmek.
- Arşiv mevzuatını ve değişiklikleri takip edip kuruma adaptasyonunu sağlamak,
- Kurum arşivinin elektronik ortamda yürütülmesini sağlamak.
- Kurum arşivine gelen dosyalardan muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek.
- Evrak ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, Kurum arşivlerinde saklanmak üzere kalan dosyaları mevzuata göre tasnif etmek ve hizmete sunmak.
- Kurum arşivi bünyesindeki arşivlik dosyaları arşiv mevzuatında belirtildiği şekilde, her türlü zarar ve zararlılardan korumak,
- Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmalar yapmak,
- Arşiv mevzuatı gereği “ Arşiv Yönetmenliği” nin ve “ Dosya Tasnif ve Saklama Planları”nın hazırlanması, güncellenmesi ve uygulanmasının sağlanması.
- Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesinin takibi ve kontrolü,
DİĞER GÖREVLER
- Birim Müdürü 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim Kontrol Kanunu ve 4734 sayılı Kamu ihale
- Kanunu gereğince Birimi ile ilgili harcamalarda harcama yetkilisi ihalelerde ise ihale yetkilisi olarak işlemleri yürütmek.
- Görev alanına giren konularla ilgili istatistikî çalışmaları derleyip, değerlendirmek.
- Birimi ile ilgili dönemler halinde Birim Performans Planını, Faaliyet Raporları ve Yıllık Çalışma Programı hazırlamak ve üst makama sunmak.
- Amirlerin ve mevzuatın verdiği benzer nitelikteki diğer görevleri yerine getirmek.
- Birimin yıllık bütçe teklifini hazırlamak ve Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne göndermek.
|
